Begynn med skrivebordet, ikke med lysbildene
De fleste som skal holde en briefing legger mesteparten av tiden i innholdet og nesten ingen i selve skjermen. Det er ofte her det går galt. Når du deler skjermen, ser deltakerne alt som ligger der: filer med lite flatterende navn, åpne faner, et bakgrunnsbilde fra ferien. Start derfor med å se på skrivebordet slik en utenforstående ville sett det.
Jeg pleier å anbefale en enkel regel: det som ikke skal vises, skal ikke være åpent. Lukk alle programmer du ikke trenger, rydd skrivebordet for ikoner eller flytt dem inn i en mappe, og velg et nøytralt bakgrunnsbilde. Det tar fem minutter første gang, og etterpå går det av seg selv.
Mange bedrifter har også en fast mappe til nettopp briefinger. Legg lysbildene, de få dokumentene du skal vise og eventuelle lenker der. Da slipper du å lete under sendingen, og du unngår å vise frem mapper som ikke angår noen andre.
- Lukk programmer og faner du ikke skal bruke
- Flytt filer på skrivebordet inn i en mappe
- Velg et nøytralt bakgrunnsbilde
- Samle alt materiale i én mappe for sendingen
Slå av varsler før du trykker del
Ingenting ødelegger en rolig briefing raskere enn en melding som dukker opp midt i bildet. Det kan være en kollega som spør om lunsj, en e-post med et avsenderfelt du helst ikke ville delt, eller en kalenderpåminnelse. Varsler er den vanligste kilden til pinlige øyeblikk ved skjermdeling, og de er enkle å fjerne.
De fleste operativsystemer har en modus som demper alle varsler mens du presenterer. Slå den på i god tid, og sjekk at den faktisk virker ved å sende deg selv en testmelding. Husk også e-postprogrammet, chatten og eventuelle nettleservarsler, for de har ofte egne innstillinger som ikke følger med.
Ta gjerne en ekstra runde med telefonen. Selv om den ikke deles, kan en vibrasjon mot bordet plukkes opp av mikrofonen. Legg den med skjermen ned, og sett den på stille. Husk å slå alt på igjen etterpå, så du ikke går glipp av viktige meldinger resten av dagen.
- Slå på modus uten forstyrrelser
- Send deg selv en testmelding
- Sjekk e-post, chat og nettleser hver for seg
- Sett telefonen på stille, skjermen ned
Velg hva du deler: hele skjermen eller ett vindu
Når du skal dele, får du som regel velge mellom hele skjermen og ett enkelt vindu. Å dele ett vindu er tryggere, for da ser deltakerne bare det programmet du har valgt. Åpner du noe annet ved siden av, forblir det skjult. Hele skjermen gir mer fleksibilitet, men også større risiko for at noe utilsiktet kommer med.
Min anbefaling er å dele ett vindu når briefingen består av lysbilder, og hele skjermen bare når du skal veksle mellom flere programmer, for eksempel et lysbildeshow og et regneark. Da bør skrivebordet være ryddet etter punktene over, og du bør ha øvd på rekkefølgen på forhånd.
Har du to skjermer, blir det enklere. Del den ene, og la notater, chat og kameraet ligge på den andre. Da kan du lese spørsmål fra deltakerne uten at de ser det, og du slipper å hoppe fram og tilbake. Er du på én skjerm, kan du skrive stikkord på papir ved siden av tastaturet.
- Ett vindu er tryggest for rene lysbildepresentasjoner
- Hele skjermen når du bytter mellom programmer
- To skjermer gir ro til notater og chat
Øv på overgangen mellom lysbilder og kamera
Deltakerne ønsker å se deg også, ikke bare lysbildene. Derfor bør du planlegge når kameraet er hovedbildet og når skjermen er det. En grei fordeling er å starte med deg i bildet, gå over til lysbildene når du presenterer tall eller modeller, og komme tilbake til kameraet når du oppsummerer eller tar spørsmål.
Øv på selve bryteren. Finn ut hvor knappen for å starte og stoppe deling ligger i møteprogrammet du bruker, og lær den utenat. Mange skal klikke seg gjennom tre menyer første gang de gjør det foran folk, og det merkes i stemmen. En tørrkjøring med en kollega tar ti minutter og fjerner mesteparten av usikkerheten.
Sjekk også hva deltakerne faktisk ser. Be kollegaen beskrive bildet: Er teksten stor nok? Fyller lysbildet skjermen? Vises markøren din? Små justeringer som større skrift og færre punkter per lysbilde gjør en merkbar forskjell, særlig for dem som følger med fra en liten bærbar skjerm.
- Planlegg når kamera og skjerm er hovedbildet
- Lær knappen for å starte og stoppe deling
- Be en kollega beskrive hva de ser
Lag en kort rutine du kan gjenta
Når du har funnet ut hva som fungerer, bør det bli en fast rutine og ikke en huskeliste som ligger i hodet. Skriv ned trinnene, og gå gjennom dem hver gang, også når du har gjort dette mange ganger. Det er nettopp da man glemmer noe, fordi man tror det sitter i fingrene.
En fornuftig rekkefølge er denne: rydd skrivebordet, slå på ingen varsler, åpne bare det du trenger, test deling med en kollega eller i et tomt møterom, og sjekk at lyd og bilde fungerer. Legg til et siste punkt: se over lysbildene en gang til og fjern alt du ikke vil at andre skal lese.
Rutinen trenger ikke være lang. Åtte punkter på en lapp ved skjermen er nok. I kurset bygger vi en slik liste sammen, tilpasset utstyret og programmene din bedrift faktisk bruker, slik at den passer ditt kontor og ikke bare en generell mal.
- Rydd, demp varsler, åpne bare det nødvendige
- Test deling før deltakerne kommer
- Kontroller lyd og bilde til slutt
Det som ofte glemmes rett før sending
Selv med en god rutine er det noen detaljer som slipper gjennom. Det vanligste er at nettleseren husker forrige økt og foreslår interne adresser når du begynner å skrive. Åpne et privat vindu, eller bruk en egen profil til presentasjoner, så slipper du forslag og lagrede innlogginger i bildet.
Et annet punkt er filnavn og mappestier. Når du åpner et dokument, vises tittelen øverst i vinduet. Kall filen noe som kan vises åpent, og lukk dokumenter med navn som røper kunder eller interne saker. Dette virker småpirkete, men blir viktig når briefingen går til eksterne deltakere.
Til sist: ha en plan for når noe likevel går galt. Stopp delingen, si rolig at du justerer, og fortsett når bildet er ryddet. Deltakerne har sett verre, og en rolig reaksjon gjør mer for inntrykket ditt enn en feilfri sending. Det handler om å være forberedt, ikke perfekt.
- Bruk privat vindu eller egen profil i nettleseren
- Gi filene nøytrale navn
- Stopp delingen rolig hvis noe dukker opp
Trygg skjermdeling er mest forberedelse: et ryddet skrivebord, dempede varsler, riktig valg mellom vindu og hel skjerm og en øvd overgang til kameraet. Gjør det til en rutine på en lapp, ikke noe du husker i farten. Da kan du bruke oppmerksomheten på det du skal si, og deltakerne på det du viser dem.