Tre ord som ofte blandes sammen
Når du skal dele skjerm i et videomøte, får du som regel tre valg: hele skjermen, et enkelt vindu eller en nettleserfane. Mange klikker på det første som ser riktig ut og oppdager først etterpå hva de viste fram. Ordene høres like ut, men de betyr ganske ulike ting for dem som sitter på den andre siden.
Hele skjermen betyr at alt som ligger på skrivebordet ditt blir synlig: mapper, filnavn, varsler som dukker opp i hjørnet og alle programmer du har åpne. Et vindu betyr at bare ett program vises, uansett hvor på skjermen det ligger. En fane betyr én side i nettleseren, ikke de andre fanene ved siden av.
Som instruktør i skjermdeling og forberedelse ser jeg at forvirringen nesten alltid handler om disse tre ordene. Når du kan skille dem, tar du et bevisst valg i stedet for å håpe at alt går bra. Det er den enkleste forbedringen du kan gjøre før en briefing.
Hele skjermen: når den passer og når den ikke gjør det
Å dele hele skjermen er enkelt, og det er nettopp derfor det er risikabelt. Du slipper å tenke på hvilket vindu som er valgt, og du kan veksle fritt mellom programmer uten å dele på nytt. For en kort gjennomgang der du vet nøyaktig hva som ligger på skrivebordet, kan det fungere fint.
Problemet er alt du glemmer. En innkommende melding, en åpen e-post med et kundenavn eller en mappe med et uheldig navn kan havne foran alle som følger med. Det er sjelden dramatisk, men det er pinlig, og det tar oppmerksomheten bort fra budskapet ditt.
Hvis du likevel velger hele skjermen, bør skrivebordet være ryddet og varslene slått av på forhånd. Da har du fjernet det meste av risikoen før du i det hele tatt trykker på delingsknappen.
- Lukk e-post og meldingsprogrammer først
- Slå på «ikke forstyrr» før du starter
- Rydd skrivebordet for filer du ikke skal vise
Ett vindu: den rolige hovedregelen
For de fleste briefinger er det delte vinduet det tryggeste valget. Du velger ett program, for eksempel presentasjonen, og kun det vises. Alt annet på maskinen forblir privat, selv om du åpner andre programmer ved siden av.
En detalj mange overser: hvis du minimerer det delte vinduet, ser tilhørerne ofte bare en svart eller frossen flate. Du må la vinduet ligge synlig på skjermen, eventuelt flyttet til en ekstra skjerm hvis du har en. Test dette før du går live, så slipper du å oppdage det midt i sendingen.
Vindusdeling passer særlig godt når du bytter mellom lysbilder og kamera. Du holder presentasjonen i ett vindu og videomøtet i et annet, og du vet hele tiden hva som vises.
Nettleserfane: nyttig, men med en hake
Fanedeling lar deg vise én nettside uten å røpe de andre fanene dine. Det er praktisk når du skal gå gjennom en nettside eller et nettbasert dokument, og det gir dessuten ofte bedre lyd hvis du skal spille av noe fra siden.
Haken er at du bare viser den ene fanen. Hvis du klikker deg videre til et annet program, ser ikke tilhørerne det. Det kan skape forvirring når du snakker om noe de ikke får se. Si høyt hva du gjør, og dele på nytt hvis du trenger å vise noe annet.
Fanedeling er et godt valg for korte demonstrasjoner, men mindre egnet for en hel briefing der du veksler mellom flere kilder. Der er vindusdeling oftere mer håndterlig.
Varsler og «ikke forstyrr»
Uansett hva du deler, er varsler det som oftest ødelegger inntrykket. En popup fra en kollega eller en kalenderpåminnelse kan dukke opp midt i en setning, og alle ser den, også når du bare deler ett vindu, avhengig av hvordan maskinen er satt opp.
Skru på «ikke forstyrr» eller fokusmodus i operativsystemet før du starter, og lukk programmene som kan sende varsler. Husk også telefonen ved siden av tastaturet: legg den med skjermen ned eller sett den på lydløs.
Dette tar to minutter og hører hjemme på sjekklisten din. Det er et lite grep, men det skiller en rolig sending fra en som stadig blir avbrutt av ting ingen har bedt om.
- Fokusmodus på maskinen
- Lydløs telefon, skjermen ned
- Lukk programmer som ikke trengs
Slik tester du valget før sending
Den sikreste måten å forstå begrepene på er å prøve dem. Start et møte med deg selv eller en kollega, del skjerm på de tre måtene, og be den andre fortelle hva som faktisk er synlig. Du lærer raskt hvor grensene går.
Øv også på å bytte mellom lysbilder og kamera. Finn ut hvor delingsknappen ligger i programmet du bruker, hvordan du stopper deling, og hva som skjer hvis du velger feil vindu. Å kjenne veien til «stopp deling» alene gir mye ro.
Når du har gjort dette en gang, vet du hva som passer for din type briefing. Skriv ned valget ditt på sjekklisten, så gjør du det på samme måte hver gang.
Delt skjerm, delt vindu og delt fane er tre ulike valg med tre ulike konsekvenser for hva tilhørerne ser. Velg ett vindu som hovedregel, slå av varsler og test før du går live. Da blir skjermdelingen noe du styrer rolig, ikke noe du krysser fingrene for. Resten av forberedelsen blir enklere når dette ene punktet sitter.