Hva vi egentlig snakker om å betale for
Når folk spør hva forberedelse koster, tenker de ofte på utstyr. Men sjekklisten og utstyrsplanen i kurset er først og fremst papirarbeid: et ark eller et dokument som sier hva som skal stå hvor, hva som skal slås på i hvilken rekkefølge, og hva du kontrollerer før du går i luften. Selve dokumentet koster ingenting å lage. Det som koster, er tiden det tar å lage det ordentlig, og eventuelt det du oppdager at du mangler underveis. Jeg har sett mange kontorer der kostnaden dukker opp først når planen er skrevet, fordi en kabel er for kort eller en bærbar mangler en port.
Denne artikkelen handler derfor om to ting: hva som driver tidsbruken, og hva som kan gi små innkjøp. Jeg går ikke inn på kamera, lys eller lyd hver for seg, for de har egne artikler. Her ser vi på selve forberedelsen og hva den krever av deg som skal sette den opp selv på kontoret.
Tiden er den største posten
Regn med to til fire timer første gang du lager en komplett sjekkliste og utstyrsplan for et lite studio. Det høres mye ut, men mesteparten går til å gå gjennom rommet, notere hva som finnes, og prøve oppsettet én gang fra start til slutt. Neste gang du bruker listen, tar forberedelsen ofte under ti minutter.
Tidsbruken avhenger av hvor mye som må flyttes på. Et rom der kamera, mikrofon og lys alltid står fast, krever mindre enn et møterom du må rigge om hver gang. Er utstyret delt mellom flere avdelinger, kommer også tid til å avtale hvem som har det når. Den timen blir ofte undervurdert, men den er verd å regne med fra starten.
- Første gjennomgang av rommet og utstyret
- Skriving og merking av planen
- Én prøvesending fra start til slutt
- Avtaler om delt utstyr
Små innkjøp som ofte dukker opp
Selv om planen i seg selv er gratis, avslører den ofte små mangler. De vanligste er forlengelseskabler, en ekstra USB-hub, tape eller merkelapper til å markere plassering på bordet, og en enkel stativfot eller klemme. Hver av dem er billig, men de kan summere seg til noen hundre kroner.
Jeg anbefaler at du skriver innkjøpene i en egen liste nederst i utstyrsplanen, og venter med å handle til du har prøvd oppsettet én gang. Da kjøper du bare det du faktisk trenger, og unngår å ende opp med tre kabler du ikke bruker. Spar gjerne pengene til de tingene som virkelig påvirker bildet og lyden.
Hva som gjør planen dyrere i praksis
Tre ting øker kostnaden mer enn andre. Den første er et rom som brukes til flere formål, fordi planen da må dekke både oppsett og nedrigging. Den andre er mange deltakere i ulike roller, for eksempel en som presenterer, en som styrer skjermdeling og en som følger chatten. Da må sjekklisten deles i flere deler.
Den tredje er krav fra egen IT-avdeling. Hvis programvare må godkjennes, eller skjermdeling går gjennom en bestemt løsning, tar det tid å få avklart hva som er lov. Dette er ikke utstyrskostnad, men det er en reell kostnad i arbeidstimer. Spør IT tidlig, helst før du begynner å skrive planen.
- Rom som brukes til flere formål
- Flere roller under samme sending
- Godkjenning fra egen IT-avdeling
Slik holder du kostnaden nede
Start med det du har. Skriv ned alt utstyret som allerede står på kontoret, og tegn en enkel skisse av hvor det skal stå. Merk hver ting med navn og plassering. Det tar kort tid og gir deg en plan du kan følge uten å tenke. Lag sjekklisten kort.
Ti til femten punkter er nok for de fleste briefinger. Er listen for lang, hopper folk over den. Del den gjerne i tre: før du slår på, rett før sending, og etter at du er ferdig. På den måten bruker du den hver gang, og det er den gjentatte bruken som gjør at investeringen i tid lønner seg.
Hjelp utenfra, og når det er verd det
Mange klarer dette helt selv med kurset som veiledning. Noen foretrekker likevel en gjennomgang sammen med en instruktør, særlig hvis kontoret har et vanskelig rom eller flere som skal bruke oppsettet. Newstivo tilbyr betalte konsultasjoner på dette, og prisene står på prisersiden.
Spør deg selv hva en time av din egen tid er verd, og hvor mange ganger planen skal brukes. Skal bare én person holde to briefinger i året, holder det lenge med en enkel liste. Skal avdelingen sende hver uke, betaler en grundig plan seg raskt. Uansett bør du gjøre den første prøvesendingen før den viktige dagen.
En sjekkliste og en merket utstyrsplan koster i hovedsak tid, ikke penger. Tidsbruken styres av hvor mye som må flyttes, hvor mange som er involvert og hva IT krever. Små innkjøp kommer ofte til, men holdes nede hvis du prøver oppsettet før du handler. Lag listen kort, bruk den hver gang, og vurder hjelp utenfra bare hvis rommet eller teamet gjør det nødvendig.