Hvorfor opptak er viktigere nå
Midt på høsten tar kalenderen fart. Budsjettmøter, opplæring av nye ansatte og kundebriefinger kommer tett, og mange vil i ettertid ha en opptaksfil de kan sende til dem som ikke rakk å delta. Det er her de fleste oppdager at opptaket ikke ble som forventet: lyden var svak, bildet var avskåret, eller filen havnet et sted ingen kan finne den.
Jeg underviser i dette på kurset, og det jeg ser oftest er at opptak behandles som en ettertanke. Man trykker på opptaksknappen to minutter før sending og håper det går bra. Et opptak er imidlertid et produkt som lever videre lenge etter at møtet er over, og da er det verdt å bruke ti minutter på forberedelse.
I denne artikkelen går jeg gjennom en enkel rutine for høstmånedene, fra testopptak før sending til navngiving av filene etterpå. Den passer for deg som setter opp et lite studio på kontoret og ikke har egen tekniker.
Gjør et kort testopptak først
Det beste du kan gjøre før en viktig sending er å ta opp tretti sekunder og spille det av. Ikke bare se at filen finnes, men hør på den med hodetelefoner. Da fanger du opp ting du ikke legger merke til i selve møtet: summing fra en vifte, et pc-varsel som klinger i bakgrunnen, eller en stemme som ligger for lavt i forhold til skjermdelingen.
Test med samme oppsett som du skal bruke på sendingen. Hvis du skal dele skjerm, del skjerm i testen også, og kontroller at lysbildene er lesbare i opptaket. Mange opplever at små tekster som ser greie ut på egen skjerm blir uleselige når de komprimeres i en opptaksfil.
Sjekk også at opptaket faktisk fanger opp riktig mikrofon. Operativsystemet velger noen ganger en annen inngang enn den du tror, særlig hvis du har koblet til flere enheter i løpet av dagen.
- Spill av testopptaket med hodetelefoner
- Bruk samme skjermdeling som i selve sendingen
- Kontroller at riktig mikrofon er valgt
Følg med på lyd og bilde underveis
Under selve sendingen er det lett å glemme opptaket. Legg gjerne en liten påminnelse i synsfeltet, for eksempel en lapp ved skjermen, som minner deg om å kikke på lydnivået et par ganger. Hvis nivåmåleren går i rødt, snakker du for høyt eller mikrofonen står for nær. Hvis den knapt rører seg, er den for langt unna.
Hold også øye med at opptaksindikatoren fortsatt er aktiv. Det hender at programmet stopper opptaket uten varsel når disken er full eller når maskinen går i hvilemodus. Slå av hvilemodus før du starter, og sørg for at laderen er i veggen.
Hvis du har en kollega som kan følge med på chatten og opptaket mens du presenterer, gjør det jobben enklere. Da kan du konsentrere deg om innholdet, og noen andre ser til at teknikken holder.
Kontroller opptaket rett etter sending
Så snart sendingen er over, bør du åpne filen og hoppe gjennom den på tre steder: begynnelsen, midten og slutten. Du trenger ikke se hele opptaket, men du må vite at det er komplett og at lyd og bilde henger sammen hele veien. Det er mye lettere å rette opp noe samme dag, mens du fortsatt husker hva som skjedde.
Se etter om starten er kuttet av, om det er lange pauser du vil klippe bort, og om noe sensitivt kom med som ikke skal deles videre, for eksempel et varsel som poppet opp eller en fane du hadde åpen. Enkelt etterarbeid holder som regel: klipp bort ventetid i starten og avslutningen, og la resten stå.
Er du usikker på om opptaket kan deles, la en kollega høre gjennom det før du sender det videre. Det tar få minutter og sparer deg for pinlige overraskelser.
- Hopp gjennom begynnelse, midte og slutt
- Klipp bort ventetid i start og slutt
- Sjekk at ingen varsler eller fremmede faner kom med
Gi filene navn og plass som varer
Et opptak ingen finner igjen har liten verdi. Bestem deg for en fast mappe og en fast navnestruktur før du trenger den. Jeg anbefaler dato først, deretter tema og eventuelt målgruppe, slik at filene sorterer seg selv i riktig rekkefølge når mappen vokser utover høsten og vinteren.
Unngå navn som «opptak_ny» eller «endelig_versjon2». De sier ingenting om innholdet, og om et halvt år vet verken du eller kollegene dine hva som ligger bak dem. Skriv heller kort og tydelig hva sendingen handlet om, og hvem den var rettet mot.
Tenk også gjennom hvor lenge filene skal ligge og hvem som skal ha tilgang. Opptak kan ta mye plass, og de kan inneholde opplysninger som ikke skal leve evig. Avtal en enkel opprydding, for eksempel en gjennomgang etter hvert kvartal.
- Dato først, så tema, så målgruppe
- Én fast mappe som alle kjenner til
- Avtal opprydding med jevne mellomrom
En enkel rutine til de kommende månedene
Samler du dette, blir rutinen kort: testopptak før sending, et blikk på lydnivå underveis, rask kontroll etterpå og ryddig lagring. Det tar ikke lang tid, men det gjør forskjellen mellom et opptak du tør å dele og et du helst vil glemme.
Skriv gjerne rutinen ned som fire–fem punkter og legg den ved siden av skjermen. Når travle uker kommer, er det de små vanene som holder deg igjen i sporet. En sjekkliste du faktisk bruker, er bedre enn en grundig prosedyre som ligger i en mappe.
Husk at målet ikke er et perfekt produsert opptak. Målet er et opptak som er hørbart, komplett og lett å finne igjen for dem som trenger det senere. Det er innenfor rekkevidde for de fleste kontorer, med utstyret de allerede har.
Et godt opptak starter før sendingen og ender i en mappe der filen er enkel å finne igjen. Ta et kort testopptak, hold øye med lyden underveis, kontroller resultatet samme dag og gi filene navn som sier hva de inneholder. Med en fast rutine gjennom høstens travleste uker slipper du overraskelser, og kollegene som ikke rakk å delta får et opptak de faktisk kan bruke.