Start med hva tilhørerne skal se
Før du åpner noe program, bør du bestemme hva tilhørerne faktisk skal se. En briefing på tjue minutter trenger sjelden mer enn et lysbildeprogram og kanskje ett dokument. Skriv ned hva du vil vise, i hvilken rekkefølge, og hva som kan bli liggende utenfor bildet. Det høres enkelt ut, men det er her de fleste problemene starter: man deler hele skjermen fordi det går raskest, og så ligger resten av arbeidsdagen åpen for alle som følger med.
Jeg underviser i skjermdeling, og i kurset ber jeg deltakerne begynne med nettopp dette punktet. Spør deg selv om du skal dele hele skjermen, ett vindu eller bare en fane. Valget påvirker alt det andre på listen. Har du bare ett vindu å vise, er det som regel tryggere å dele akkurat det vinduet og ikke hele skrivebordet.
- Skriv ned hva som skal vises og i hvilken rekkefølge
- Velg mellom hele skjermen, ett vindu eller en fane
- Fjern det som ikke hører hjemme i briefingen
Rydd skrivebordet og skjul varsler
Et rotete skrivebord ser uprofesjonelt ut, men det verste er ikke utseendet. Filnavn, mapper og åpne faner kan avsløre kunder, interne saker eller personlige ting. Lukk alt du ikke trenger, flytt ikke-relaterte filer ut av syne, og sjekk at bakgrunnsbildet er nøytralt. Gjør dette i god tid, ikke fem minutter før sending, slik at du faktisk får tid til å se over resultatet.
Varsler er neste punkt. Slå på forstyrr-ikke-modus på maskinen og lukk e-post, chat og kalender. Mange glemmer telefonen som er koblet til samme konto, og den kan fortsatt sende varsler som dukker opp på skjermen. Ta en prøvedeling med en kollega, og be vedkommende si fra om noe dukker opp som ikke skulle vært der.
- Lukk e-post, chat og kalender
- Slå på forstyrr-ikke-modus
- Sjekk også varsler fra telefon koblet til samme konto
Forbered lysbildene og skriftstørrelsen
Lysbilder som fungerer i et møterom, fungerer ikke alltid på en delt skjerm. Tilhørerne ser ofte bildet i et lite vindu, kanskje på en bærbar maskin eller telefon. Bruk derfor stor skrift, få ord per bilde og tydelig kontrast. Hvis du må be folk om å se nøye etter, er bildet for tett. Åpne presentasjonen i fullskjerm før sending og kontroller at ingenting henger, og at animasjoner ikke gjør noe uventet.
Se også på hvordan lysbildene ser ut når de deles, ikke bare når du redigerer dem. Presentatørnotater bør ligge i et eget vindu eller på papir, slik at de ikke blir med i delingen. Lagre presentasjonen lokalt hvis du kan, så du ikke er avhengig av nettforbindelsen for å åpne filen midt i briefingen.
- Stor skrift og få ord per lysbilde
- Test i fullskjerm før sending
- Hold notatene utenfor det som deles
Bestem når kameraet skal vises
En briefing blir mer personlig når tilhørerne ser deg, ikke bare lysbildene. Samtidig tar et ansikt plass og kan distrahere når du viser tabeller. Avgjør på forhånd hvilke deler som passer for kamera alene, hvilke som passer for lysbilder alene, og hvor du vil ha begge samtidig. Åpning og avslutning fungerer ofte best med kamera, mens gjennomgang av tall krever skjermen.
Øv på overgangene. Det er her mange mister flyten: man leter etter riktig knapp, deler feil vindu eller glemmer å slå kameraet på igjen. Skriv ned de to eller tre stedene du skal veksle, og øv akkurat de bevegelsene. Da sitter de når du er i gang, og du slipper å tenke på programvaren mens du snakker.
- Kamera på ved åpning og avslutning
- Lysbilder alene når du går gjennom tall
- Øv på hver overgang minst to ganger
Test før hver sending, ikke bare første gang
Et oppsett som fungerte forrige uke, fungerer ikke nødvendigvis i dag. Programmer oppdateres, innstillinger endres og nye varsler dukker opp. Sett av ti minutter før hver briefing til en rask gjennomgang. Start møtet, del skjermen, gå gjennom lysbildene og hør på lyden. Hvis du kan, be en kollega koble seg på fra en annen maskin og si hva hen ser og hører.
Denne siste testen er det enkleste du kan gjøre for å unngå pinlige øyeblikk. Den tar kort tid, og den gjør at du kan begynne å snakke med ro. Legg gjerne sjekklisten ved siden av skjermen, slik at du ikke trenger å huske alt. Etter noen sendinger blir rekkefølgen en vane, og da går det raskt.
- Sett av ti minutter før hver sending
- Få en kollega til å se og høre fra en annen maskin
- Ha sjekklisten synlig ved siden av skjermen
Ta stilling til dette før du bestemmer
Når du har gått gjennom punktene over, har du et bedre grunnlag for å velge hvordan skjermdelingen skal settes opp hos dere. Det kan godt være at ett enkelt vindu og en tydelig overgang til kamera er alt dere trenger. Det kan også være at dere bør lage en fast mal som alle på kontoret bruker, slik at briefingene ser like ryddige ut uansett hvem som holder dem.
Spør deg selv hvem som skal kjøre sendingen, hvor ofte dere sender, og hva som er verst som kan skje hvis noe går galt. Svarene på disse spørsmålene styrer hvor mye forberedelse som lønner seg. Er du usikker, kan du ta kontakt via skjemaet på kontaktsiden, så ser vi på det sammen med deg.
Skjermdeling går best når beslutningene er tatt før sendingen starter: hva som vises, hva som skjules, og når kameraet skal være på. Ta deg tid til å rydde, øve overgangene og teste på nytt hver gang. Da blir briefingen rolig både for deg og for dem som følger med, og du kan konsentrere deg om innholdet i stedet for teknikken.