Kari og mandagsbriefingen
Kari jobber på et mellomstort regnskapskontor og fikk i høst ansvaret for en fast briefing hver mandag morgen. Seerne er kolleger på to andre kontorer og noen kunder som følger med fra hjemmekontor. Hun meldte seg på kurset fordi de første sendingene hadde gått skjevt på små, unødvendige måter.
Hun fortalte at ingenting hadde vært alvorlig galt. Kameraet sto på skrå, mikrofonen var koblet til feil inngang, og et varsel fra e-posten dukket opp midt i et lysbilde. Det var den slags småting som tok to minutter å rette, men som spiste av oppmerksomheten til alle som lyttet.
Da hun kom til modulen om forberedelse og sjekkliste, var det dette hun ville ta tak i. Jeg satt sammen med henne og gikk gjennom hva som faktisk hadde gått galt de siste ukene, ikke hva som kunne gå galt i teorien.
Å skrive ned det som faktisk gikk galt
Utgangspunktet for en god sjekkliste er ikke en mal fra en bok, men dine egne feil. Jeg ba Kari skrive ned hver gang noe hadde skurret under en sending: lyd som uteble, bakgrunn som viste en rotete hylle, en lader som lå i veien. Etter tre sendinger hadde hun nesten ti punkter.
Mange begynner med å lage en lang liste med alt som kan tenkes. Det fungerer dårlig, for ingen orker å gå gjennom førti punkter klokken åtte på mandag. Kari holdt seg til det som hadde skjedd, og listen ble kort nok til at hun kunne lese den på under to minutter.
Vi sorterte punktene etter rekkefølgen hun faktisk gjør tingene i rommet, ikke etter tema. Da blir listen en gåtur gjennom oppsettet, fra stikkontakt til skjerm, og ikke et dokument man må tolke.
- Skriv ned feil fra egne sendinger, ikke fra en generell liste
- Hold listen så kort at den kan leses på to minutter
- Sorter punktene i den rekkefølgen du går gjennom rommet
Utstyrsplanen på ett ark
Den andre delen av modulen er en tydelig merket utstyrsplan. Kari tegnet en enkel skisse av skrivebordet sitt sett ovenfra, med kamera, mikrofon, lyskilde og skjerm plassert der de skal stå. Hver gjenstand fikk et navn og en liten markering på bordet.
Hun satte små biter malertape på pulten, slik at mikrofonfoten og lyskilden alltid havner på samme sted. Kabler fikk merkelapper i begge ender. Det høres nesten for enkelt ut, men det var denne tapen som gjorde at oppsettet kunne gjenskapes på fem minutter etter at noen hadde brukt rommet til noe annet.
Planen henger nå på veggen ved siden av kameraet. Hvis en kollega må overta en sending når Kari er syk, kan vedkommende følge arket uten å ringe henne først.
- Tegn skrivebordet ovenfra med alt utstyr på plass
- Bruk tape eller merker som viser nøyaktig plassering
- Merk kabler i begge ender
Rutinen før hver sending
Når liste og plan var på plass, laget Kari en fast rutine. Femten minutter før sending går hun gjennom listen, åpner kun de programmene hun trenger og slår av varsler. Hun tar en kort lydprøve og ser på bildet i forhåndsvisningen før hun slipper inn deltakerne.
Det som overrasket henne, var hvor mye roligere hun selv ble. Når man vet at utstyret er kontrollert, kan man bruke tiden rett før sending på å tenke gjennom hva man skal si. Hun sa at hun tidligere satt og bekymret seg for om alt virket, og at den bekymringen nesten forsvant.
Rutinen er den samme hver uke, også når temaet for briefingen er helt annerledes. Det er nettopp poenget: tekniske valg skal ikke måtte tas på nytt hver mandag.
Hva som fortsatt kan gå galt
Kari ville ikke at jeg skulle gi inntrykk av at problemene var borte. Noen uker senere fikk hun en ny bærbar maskin, og lyden ble stum fordi riktig inngang ikke var valgt. Sjekklisten hadde ikke et punkt om det, fordi det aldri hadde skjedd før.
Hun la det til samme dag. Det er slik en sjekkliste skal fungere: den vokser litt hver gang noe nytt dukker opp, og punkter som aldri trengs, kan strykes. En liste som aldri endres, er som regel en liste ingen bruker.
Jeg anbefaler å se over listen en gang i måneden. Fjern det som har blitt selvsagt, og skriv inn det du har lært. Det tar ti minutter og holder rutinen levende.
- Legg til nye punkter når noe uventet skjer
- Stryk punkter som aldri trengs
- Gå gjennom listen en gang i måneden
Det Kari tok med seg
Da kurset var ferdig, hadde Kari en lamineret utstyrsplan, en kort sjekkliste i en mappe ved pulten og en fast rutine på femten minutter. Hun brukte ikke dyrt utstyr eller nye programmer. Forskjellen lå i at hun nå visste hva hun gjorde, og i hvilken rekkefølge.
Hun sa at den største gevinsten var at kollegene sluttet å kommentere teknikken og begynte å kommentere innholdet. Det er det jeg håper alle som tar kurset sitter igjen med: at oppsettet blir usynlig, slik at budskapet får plass.
Hvis du skal lage din egen sjekkliste, start med de tre siste sendingene dine og skriv ned hva som skurret.
Karis historie viser at en god forberedelse ikke krever mye utstyr, bare litt systematikk. Skriv ned det som faktisk går galt, tegn en enkel utstyrsplan, merk plasseringene og gå gjennom den samme korte listen før hver sending. Revider listen jevnlig, og la den vokse med erfaringen din. Slik blir det tekniske en rolig rutine, og du kan bruke kreftene på det du skal formidle.