To måter å vise skjermen på
Når du skal vise lysbilder i en briefing, har du i praksis to valg. Du kan dele hele skjermen, slik at deltakerne ser alt som skjer på skrivebordet ditt. Eller du kan dele ett enkelt vindu, for eksempel selve presentasjonsprogrammet, og la resten av skjermen være usynlig for dem som følger med.
Jeg møter begge løsningene hos deltakerne på kurset, og de fleste har en sterk mening om hvilken som er best. Ofte er meningen bygget på én erfaring, enten en pinlig episode med et varsel som dukket opp, eller et vindu som plutselig forsvant fra bildet. Derfor vil jeg sette de to opp mot hverandre med like kriterier, så du kan velge ut fra hva som passer ditt kontor.
I denne teksten ser jeg på tre ting: hvor mye kontroll du har underveis, hva som kan gå galt, og hvor mye forberedelse hver løsning krever. Til slutt kommer en anbefaling jeg står for, men som du gjerne kan justere etter hvordan din sending ser ut.
Å dele hele skjermen
Fordelen med hele skjermen er friheten. Du kan hoppe fra lysbildene til et regneark, et nettleservindu eller en mappe uten å stoppe og velge på nytt. Deltakerne følger deg gjennom alt, og du slipper å forklare hvorfor noe ikke vises. For en uformell gjennomgang der du improviserer litt, er dette ofte den enkleste veien.
Ulempen er at alt du ikke har tenkt på, også blir synlig. Et epostvarsel, en melding fra en kollega, en fane med noe helt annet, eller et skrivebord fullt av filer med navn som ikke var ment for andre. Slike ting oppdager du sjelden selv, fordi du ser skjermen din hele tiden og slutter å legge merke til den.
Hele skjermen krever derfor mest opprydding på forhånd. Du må skru av varsler, lukke programmer du ikke trenger, rydde skrivebordet og kontrollere hvilke faner som ligger åpne. Gjør du det grundig, fungerer metoden godt. Hopper du over det, er det du som tar risikoen mens andre ser på.
- Passer når du skal bytte mellom flere programmer
- Krever varselfritt skrivebord og lukkede faner
- Gir størst risiko for at private ting vises ved en feil
Å dele ett vindu
Deler du bare ett vindu, er det kun innholdet i akkurat det vinduet som når fram. Varsler fra andre programmer, mapper på skrivebordet og andre åpne vinduer blir værende på din side. Det gjør metoden rolig å bruke for deg som er litt nervøs for å vise noe ved en feil, og den passer godt når briefingen følger et fast manus.
Prisen er litt mindre fleksibilitet. Hvis du vil vise noe i et annet program midt i presentasjonen, må du avbryte delingen og velge et nytt vindu. Det tar noen sekunder, og i et webinar kan de sekundene føles lange. Noen plattformer lar deg også dele flere vinduer, men det blir fort uoversiktlig for deltakerne.
En annen detalj er at et delt vindu som du minimerer, kan bli stående som svart eller frosset hos de andre. Du må altså holde vinduet åpent og synlig, selv om du flytter på resten av skjermen. Dette er lett å glemme, og det er noe vi øver på i modulen om skjermdeling, slik at det sitter før du går live.
- Passer til faste lysbildeserier og tydelig manus
- Skjuler varsler og andre vinduer automatisk
- Krever nytt valg hvis du må vise et annet program
Hva som skiller dem i praksis
Sett side om side handler forskjellen om hvem som bærer risikoen. Med hele skjermen ligger ansvaret hos deg, og alt avhenger av at du har ryddet. Med ett vindu har programvaren gjort mye av ryddingen for deg, men du betaler med litt mindre handlingsrom. Ingen av delene er galt, de passer bare ulike situasjoner.
Tenk også på hvem som ser på. En intern oppdatering til kolleger tåler en liten glipp bedre enn en briefing for en kunde eller en leverandør. Jo mer utenforstående som følger med, desto større grunn er det til å velge løsningen som viser minst. Det er en enkel tommelfingerregel, men den har spart mange fra rødming.
Et siste moment er hvordan du veksler mellom lysbilder og kamera. Ved vinduedeling ligger kameraet ofte i et eget lite felt, mens hele skjermen kan gjøre at ansiktet ditt forsvinner bak innholdet. Test hvordan plattformen din viser begge deler, før du bestemmer deg for en fast rutine.
Min anbefaling
For de fleste briefinger fra kontoret anbefaler jeg å dele ett vindu. Det er den tryggeste utgangspunktet, og de fleste briefinger følger uansett et lysbildemanus der du ikke trenger å hoppe mellom programmer. Du slipper bekymringen for varsler og rot, og kan bruke oppmerksomheten på det du skal si.
Velg hele skjermen bare når innholdet krever det, for eksempel en demonstrasjon der du går gjennom flere verktøy. Da bør du ha en fast rutine for opprydding: slå på forstyrr ikke, lukk alt unødvendig, og ha kun de fanene åpne som hører til sendingen. Gjør det til en del av sjekklisten din, ikke noe du husker i farten.
Uansett valg lønner det seg å øve én gang med en kollega som ser på fra sin egen maskin. Det du oppdager på prøven, er alltid noe du ikke så selv. Fem minutter før sendingen er nok til å ta de fleste feilene.
- Standardvalg: ett vindu med presentasjonen
- Unntak: hele skjermen ved demonstrasjon i flere verktøy
- Alltid: en prøve med én kollega som ser med
Slik tester du før sending
Start med å åpne presentasjonen i ett vindu og velg deling slik du vil gjøre det på selve dagen. Be kollegaen beskrive nøyaktig hva som vises, også i kanten av bildet. Bytt så til kamera og tilbake igjen, og legg merke til om overgangen er jevn eller om noe blinker eller henger seg opp.
Send deg selv et varsel mens delingen pågår, for eksempel en epost eller en melding, og se om den dukker opp hos den som ser på. Dette viser raskt om innstillingene dine faktisk stopper varsler. Mange tror de har slått dem av, men oppdager først på en slik test at ett program fortsatt slipper gjennom.
Skriv ned det du fant, og la det inngå i den utstyrsplanen og sjekklisten du bruker før hver sending. Da blir testen en vane, og ikke en engangsøvelse. Med litt tid blir rutinen så kort at den nesten ikke merkes, men den fjerner de feilene som ellers koster mest.
Ett vindu er det trygge valget for de fleste briefinger, og hele skjermen er et verktøy du bruker bevisst når innholdet krever det. Det viktigste er at du velger på forhånd, rydder etter en fast liste og prøver delingen sammen med en kollega. Da vet du hva deltakerne ser, og kan konsentrere deg om det du har å si.