Hva vi egentlig trenger for å ta opp et webinar
Når kursdeltakere kommer til oss, tror mange at opptak krever tung programvare og dyrt utstyr. I praksis holder det med tre ting: en opptaksfunksjon i møteverktøyet dere allerede bruker, en egen lokal kopi av lyden, og en fast mappe der filene havner. Det er dette oppsettet jeg underviser i, fordi det fungerer på vanlige kontorer uten at noen må bli videoteknikere.
Jeg pleier å starte med å spørre hva opptaket skal brukes til. Skal det bare være en arkivkopi for dem som ikke rakk sendingen, trenger du ikke mye mer enn møteverktøyets egen opptaksknapp. Skal det deles videre eller klippes, bør du i tillegg ta opp lokalt på maskinen. Svaret på dette spørsmålet avgjør resten av oppsettet, og det sparer deltakerne for mange unødvendige innkjøp.
Her om høsten, når mange bedrifter planlegger interne briefinger og kundewebinarer for resten av året, er dette et godt tidspunkt å sette rutinen. Det er lettere å gjøre det riktig fra første sending enn å rydde opp i en uke med navnløse filer senere.
- Opptaksfunksjonen i møteverktøyet dere bruker
- En lokal opptakskopi på maskinen
- En fast mappe med fast navnestruktur
Innstillinger som er verdt å sjekke før du trykker opptak
Den vanligste feilen jeg ser er at opptaket starter med feil kilder valgt. Mikrofonen i den innebygde pc-en tar opp rommet, mens den ekte mikrofonen står ubrukt ved siden av. Derfor går vi i kurset alltid gjennom innstillingene i en fast rekkefølge: lydinngang, lydutgang, kamera og til slutt hvor filen skal lagres.
Neste steg er å velge oppløsning og filformat. For en briefing holder full HD godt, og en vanlig MP4-fil kan spilles av på nesten alle maskiner uten ekstra programmer. Høyere oppløsning gir store filer og lengre opplastingstid uten at seerne merker forskjellen på en skjermdelt presentasjon. Jeg anbefaler å velge én innstilling og beholde den.
Til slutt tester vi hvor mye plass som er igjen på disken. Et opptak på en time kan fort fylle flere gigabyte, og det er irriterende å oppdage midt i sendingen at maskinen går tom. Fem minutter med testopptak før hver sending fanger opp nesten alle slike problemer.
- Lydinngang og lydutgang i riktig rekkefølge
- Full HD og MP4 som fast standard
- Ledig diskplass før sending
Kontrollere lyd og bilde underveis
Et opptak er ikke bedre enn det du hører og ser mens det pågår. Jeg anbefaler at du bruker lukkede hodetelefoner under hele sendingen, selv om du sitter alene. Da hører du forskjellen når lyden begynner å knitre eller når noen i møtet har mikrofonen for nær høyttaleren, og du kan gripe inn før det havner i filen.
Ha også et lite vindu med opptaksmåleren synlig. De fleste verktøy har et lydnivå som viser grønt, gult og rødt. Hold deg stort sett i det grønne, og la nivået bare kortvarig nå gult. Rød betyr forvrengning som ikke lar seg rette opp i etterkant, og det er ofte det som gjør et opptak ubrukelig.
Bildet krever mindre oppmerksomhet, men én ting bør du følge med på: at presentasjonen faktisk vises slik tilhørerne ser den. Veksler du mellom lysbilder og kamera, sjekk at opptaket følger med på byttet. Noen verktøy tar bare opp aktiv visning, og da mangler plutselig halve sendingen.
- Lukkede hodetelefoner under sendingen
- Hold lydnivået i grønt, kortvarig gult
- Sjekk at skjermbyttet kommer med i opptaket
Lagre filene slik at de kan finnes igjen
Etter selve opptaket kommer det kjedelige, men viktige arbeidet: å gi filene et navn og et sted å bo. Jeg bruker en enkel regel i kurset. Filnavnet begynner med dato i omvendt rekkefølge, deretter tema, deretter versjon. Da sorterer mappen seg selv i riktig rekkefølge, og ingen må åpne filen for å vite hva den inneholder.
Lagre alltid minst to kopier på ulike steder, for eksempel på bedriftens delte lagringsområde og på en ekstern disk. Én kopi på en bærbar maskin er ingen sikring. Jeg har sett utstyr gå i stykker uken etter en viktig sending, og da er det den andre kopien som redder arbeidet.
Merk også hvem som har lov til å se opptaket. Noen briefinger inneholder interne tall eller navn som ikke skal ut av huset. En kort tekstfil i mappen med opplysninger om hvem som kan få filen, hvor lenge den skal ligge og hvem som har ansvaret, gjør at ingen må gjette seinere.
- Filnavn: dato, tema, versjon
- Minst to kopier på ulike steder
- Kort tekstfil om tilgang og oppbevaring
Enkelt etterarbeid uten å bli klipper
Mange bedrifter trenger ikke avansert klipping. Det som oftest gjør nytte, er å kutte bort starten der alle venter på at møtet skal begynne, og slutten der deltakerne sier farvel. Et gratis eller rimelig klippeprogram med en enkel tidslinje klarer dette fint, og du lærer det på en halvtime.
Vi øver i kurset på tre grep: å kutte inn og ut, å justere lydnivået slik at det blir jevnt gjennom hele filen, og å eksportere med samme innstilling hver gang. Jevn lyd er det som merkes mest av seerne. Et opptak der innledningen er svak og avslutningen høy, får folk til å skru på volumknappen hele tiden.
Hvis opptaket skal deles bredt, kan du legge på en kort tittelside. Hold den enkel, med tema og dato, og unngå effekter som tar oppmerksomheten bort fra innholdet. En ryddig, nøktern fil fungerer bedre i en bedrift enn noe som ser ut som en reklamefilm.
- Kutt start og slutt
- Jevn ut lydnivået
- Eksporter med samme innstilling hver gang
Det jeg selv ville satt i gang først
Hvis du bare skal gjøre én ting etter å ha lest dette, ta et testopptak på ti minutter på maskinen du faktisk bruker til sendinger. Spill det av med hodetelefoner, se på lyd og bilde, og lagre filen i en ny mappe med riktig navn. Da har du gått gjennom hele kjeden én gang, og du vet hvor det eventuelt knirker.
Skriv deretter ned innstillingene som fungerte: hvilken mikrofon, hvilken oppløsning, hvilken mappe. Disse notatene blir en del av sjekklisten du bruker før hver sending, og de gjør at en kollega kan ta over uten å starte fra null. Det er dette kurset egentlig handler om: rutiner som overlever en travel hverdag.
Det er ingen skam å starte enkelt. De fleste problemer med opptak skyldes ikke dårlig utstyr, men at ingen har bestemt hvordan det skal gjøres. Når rutinen først sitter, merker du at selve sendingen blir roligere også.
Gode opptak kommer sjelden av dyrt utstyr, men av en fast rekkefølge: riktige kilder, kontroll underveis, ryddig lagring og et lite etterarbeid du faktisk rekker. Ta et testopptak i denne uka, skriv ned innstillingene som fungerte, og la dem bli en del av sjekklisten din. Da vet både du og kollegene dine hva som skal gjøres neste gang, og webinaret ligger klart når noen spør etter det.